Wasserdichte Vergaben
Wer eine öffentliche Ausschreibung strukturiert und überlegt angeht, wird keine bösen Überraschungen erleben. Im Dschungel aus Auftrags- und Schwellenwerten, Eignungs- und Zuschlagskriterien heisst es kühlen Kopf bewahren und das richtige Vergabeverfahren zu wählen.
Quelle: Gabriel Diezi
Wenn die öffentliche Hand Aufträge vergibt, gelten klare Regeln (im Bild: Sanierung Bundeshaus Ost, 2014).
Für 36 Milliarden Franken vergibt die öffentliche Hand jedes Jahr Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge. Ein stolzes Beschaffungsvolumen, das Bund, Kantone, Gemeinden und andere Träger öffentlicher Aufgaben diskriminierungsfrei und mit bestem Preis-Leistungs-Verhältnis abwickeln sollen. Um den Wettbewerb unter den Anbietern zu stärken, deren Gleichbehandlung zu gewährleisten und den wirtschaftlichen Einsatz der Steuergelder zu fördern, unterliegen öffentliche Beschaffungen deshalb strikten Regeln und transparenten Verfahren.
Eine Fülle an unterschiedlichen Bestimmungen
Zum Leidwesen vieler Vergabestellen und Anbieter gelten jedoch auf Bundes- und Kantonsebene nicht die gleichen Bestimmungen. Und sogar von Kanton zu Kanton unterscheiden sich diese leicht – der Schweizer Föderalismus lässt grüssen.
Auf Stufe Bund sind die Vergaberegeln im Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BÖB) und der dazugehörigen Verordnung (VÖB) festgehalten. Vergaben der Kantone, Gemeinden und anderer Träger kantonaler oder kommunaler Aufgaben richten sich hingegen nach der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVÖB) sowie den einschlägigen kantonalen Ausführungsgesetzen.
Immerhin: Im Rahmen der laufenden Revision des Beschaffungsrechts sollen die Bestimmungen der beiden Regelwerke BÖB und IVÖB so weit als möglich in Einklang gebracht werden. Fortsetzung folgt im Bundesparlament.
Voranalyse als solide Basis
Trotz der laufenden Harmonisierungsbemühungen wird das Schweizer Beschaffungsrecht föderalistisch zersplittert und komplex bleiben. Wer als ungeübter Ausschreiber oder Angebotseinreicher einen Überblick über die Grundsätze des Vergaberechts und die geltenden Prozesse gewinnen will, tut deshalb gut daran, sich zuerst einmal die Bundesgesetzgebung genauer anzusehen. «Wer BÖB und VÖB kennt, findet sich in der interkantonalen Rahmenordnung IVÖB und den einzelnen kantonalen Ausführungsgesetzen einfacher zurecht», sagt Daniela Haze, Geschäftsführerin der Setova Management Consulting GmbH, anlässlich eines «Bau und Wissen»-Seminars zum öffentlichen Beschaffungswesen in Wildegg.
Haze hat als langjährige Projektmanagerin und Unternehmensberaterin für den strategischen Einkauf der öffentlichen Hand zahlreiche Beschaffungen begleitet, insbesondere von bundesnahen Betrieben wie der nationalen Netzgesellschaft Swissgrid AG. Je nach Beschaffungsgegenstand sind die Ausschreibungen mehr oder weniger standardisiert: «Ehrlich gesagt habe ich aber noch keine Ausschreibung erlebt, die zu 100 Prozent Routine war.»
Schriftliches Beschaffungskonzept empfiehlt sich
Vor wirklich bösen Überraschungen dürfte jedoch gefeit sein, wer eine öffentliche Beschaffung sorgfältig und systematisch angeht. Das Wichtigste dabei ist eine gründliche Bedarfs- und Voranalyse vor der eigentlichen Angebotseinholung. Der Zeitaufwand dafür lohnt sich: Eine seriöse Analyse erspart dem Ausschreibenden viel Ärger im anschliessenden Vergabeprozess.
«Bei der Beschaffung findet die Hauptarbeit am Anfang statt», betont denn auch Haze. «Die Vergabestelle muss sich gleich zu Beginn darüber klar werden, was sie in welchem Umfang benötigt und welches ihre Zielsetzungen sind. Diese zentralen Vorgaben fliessen ins Pflichtenheft für die Anbieter ein.» Empfehlenswert ist die Erstellung eines schriftlichen Beschaffungskonzepts.
Rad nicht neu erfinden
In diesem Basisdokument der öffentlichen Vergabestelle, das sowohl vom Projektleiter als auch vom strategischen Einkauf unterzeichnet wird, sind alle wichtigen Punkte der Ausschreibung genau definiert. «Damit habe ich mein Pflichtenheft viel schneller erstellt und verzettle mich nicht», so Haze.
Man muss als Beschaffungs-Projektleiter das Rad aber nicht komplett neu erfinden. Eine anfängliche Online-Suche nach erfolgreich abgeschlossenen ähnlichen Ausschreibungen hilft oft weiter. Insbesondere auf simap.ch, der Plattform für das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz, und dem damit verknüpften benutzerfreundlichen Webportal beschaffungsstatistik.ch können sich Verantwortliche darüber schlau machen, wie andere vergleichbare Beschaffungen ausgeschrieben haben.
Es kann sich zudem lohnen, die auf der Webseite vermerkte Kontaktperson bei der ausschreibenden Stelle anzurufen. «So kann ich bei meiner Ausschreibung von den im abgeschlossenen Verfahren gemachten Erfahrungen profitieren und weiss, was dabei nicht optimal oder überraschend verlaufen ist», erläutert Haze. «Eine solche Marktabklärung verschafft mir einen Wissensvorsprung und vernetzt mich mit anderen Ausschreibungs-Fachleuten.» (...)
