GIS: Mehr Kontrolle dank Kooperation

Geoinformationssysteme (GIS) gehören auf Gemeindeverwaltungen zum Arbeitsalltag. Obwohl viele Gemeinden ähnliche Bedürfnisse haben, arbeiten sie kaum zusammen. Die Folgen: Abhängigkeiten von grossen Anbietern und wenig Kontrolle über die eigenen Daten. GIS-Kooperationen könnten Abhilfe schaffen.

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Wenn sich kleine Gemeinden für eine GIS-Kooperation entscheiden, sind sie weniger abhängig von externen Dienstleistern.

Von Karen Bennett *

In der Diskussion um die Digitalisierung, den steigenden Raum- und Energiebedarf einer immer dichter werdenden Bevölkerung und die wachsende Mobilität kommt der Geoinformation eine bedeutsame Rolle zu. Die weit verbreiteten Web-Lösungen für Geoinformationssysteme (GIS) sind aus dem Arbeitsalltag der Gemeindeverwaltungen kaum mehr wegzudenken. Sie werden gleichsam von der Verwaltung wie auch von der Bevölkerung rege genutzt.

Die Betreiber und Manager solcher Anwendungen sind aber selten die Gemeinden selber. Dazu fehlen ihnen die personellen und fachlichen Kapazitäten. Sie werden von spezialisierten GIS-Dienstleistern und Geometerbüros unterstützt. Diese leisten einen wertvollen Beitrag zur kommunalen GIS-Infrastruktur und bieten gute und pragmatische Lösungen an. Jedoch lassen sie wenig Spielraum für innovative Ideen und führen zu einer hohen Abhängigkeit vom externen Dienstleister.

Die kleinen und mittleren Gemeinden in der Schweiz haben vergleichbare Fragestellungen zur Raumentwicklung, Energiebedarf und Mobilität wie die Städte. Sie verfügen aber nicht über dieselben Mittel, um die Themen anzugehen.

Viel Individualismus

Viele räumlich eng zusammenliegende Gemeinden und regionale Energiedienstleister betreiben individuelle GIS-Lösungen für die Dokumentation und Bewirtschaftung ihrer Werkleitungen und Anlagen, oftmals mit denselben GISProdukten und mit denselben externen Partnern. Sie stehen heute vor ähnlichen Herausforderungen: Der Betrieb des GIS muss effizient und die Daten müssen aktuell sein. Der Nutzen muss gesteigert werden und GIS-Anbindungen an weitere Systeme (etwa die Anlagebuchhaltung) sind wichtige Zukunftsschritte.

Die Lösungen sind technisch auf einem guten Stand und ausbaufähig. Jedoch sind die meisten Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister ausgelagert. Die Verwaltungen haben zwar mittels Web-GIS Zugriff auf ihre Daten, es stehen ihnen aber nur sehr beschränkte Möglichkeiten zur Datenanpassung, zur Projektbearbeitung oder der Entwicklung von neuen Anwendungsgebieten zur Verfügung. Der GIS-Betrieb ist teuer und die Situation lässt eine Steigerung des GIS-Nutzens nicht zu.

Es besteht selbst bei kleinen und mittleren Gemeinden immer mehr das Bedürfnis, ihre Geschäftsprozesse betreffend Bewirtschaftung der GIS-Daten selber anzupassen. Sie möchten ihre Daten in Zukunft eigenständiger verwalten können und somit weniger abhängig von externen Partnern sein. Weiter soll die Möglichkeit bestehen, die Daten von Projekten in das GIS einbinden zu können und das Management der GIS-Lösungen soll auf eine kostenoptimierte und effiziente Basis gestellt werden.

Dabei werden die folgenden Hauptziele verfolgt:

• Kosten halten / senken
• GIS-Nutzen steigern
• GIS-Autonomie steigern
• GIS-Daten verbessern

Für die Erreichung dieser Ziele bietet sich die Zusammenarbeit mehrerer Gemeinden oder regionaler Energiedienstleister mittels strategischer GIS-Kooperation an. Dadurch entstehen Synergien, die tatsächlich genutzt werden können.

Fachgruppe unabdingbar

Das Zusammenführen von kommunalen GIS-Lösungen führt idealerweise dazu, dass die Datenbankmandanten dieselbe GIS-Lösung nutzen. Dies bedeutet nicht, dass die Daten an sich zusammengeführt werden, bedingt aber für eine effiziente Arbeitsweise die Angleichung der Fachschalen, Anpassungen an Daten- und Darstellungsmodellen sowie an Erfassungsmasken, Reports, Planerzeugnissen und eventuell gewisse Anpassungen an den Daten selber.

Im Rahmen der GIS-Kooperation wird idealerweise eine gemeinsame GIS-Fachgruppe aufgebaut. Diese besteht aus einem strategischen Leiter GIS, einem GIS-Spezialisten für das Daten- und Datenbankmanagement sowie einer angemessenen Anzahl an «angelernten» GIS-Fachpersonen für Nachführungsarbeiten,
zum Einmessen vor Ort und der Sachdatenerhebung. Die GIS-Fachgruppe sollte in einer der Standortgemeinden konzentriert werden, für die Nachführungsarbeiten kann ein Teil der Fachgruppe ausgelagert werden, sollten die Geschäftsprozesse dies erfordern.

Wie viel Auslagerung?

Die GIS-Kooperation bedingt nicht in jedem Fall das vollständige technische Zusammenführen der individuellen GIS-Lösungen, jedoch mit Sicherheit das gemeinsame Führen eines gemeindeübergreifenden Teams mit vertieften GIS-Kompetenzen. Dabei entscheidet die Kooperation gemeinsam, wie weit sie den künftigen Systembetrieb selber bewerkstelligen und wo sie sich weiterhin durch Fachleute unterstützen lassen will.

Grundsätzlich kommen für die Umsetzung drei Varianten in Frage:

• «Volle Auslagerung»: Full Service durch einen spezialisierten Anbieter.
• «Teilintegration»: Interne GIS-Kompetenz mit Teilauslagerung an Anbieter.
• «Volle Integration»: Aufbau einer eigenständigen, internen GIS-Kompetenz.

Die Variante «volle Auslagerung» hat den Vorteil, dass die Betriebs- und Personalrisiken vollständig ausgelagert sind. Die Kosten für die Dienstleistung sind zwar hoch, doch sind sie gut kalkulier- und budgetierbar. Diese Variante hat den Nachteil, dass der Nutzen des GIS gering ist und auch kaum gesteigert werden kann. Im Weiteren entstehen hohe Abhängigkeiten zum Anbieter und das interne Fachwissen über die eigenen Infrastrukturen und die Projekte kann im GIS nicht umgesetzt werden. Die Reaktionszeit und die fehlenden Ortskenntnisse beim Einmessen können bei dieser Variante zum Knackpunkt werden. Die GIS-Kooperation hat einen geringen Nutzen für die Gemeinden, dafür birgt sie auch kaum Risiken. Das Zusammenführen der GIS-Lösungen ist hier keine zwingende Voraussetzung.

Die Variante «Teilintegration» ermöglicht einen schrittweisen Aufbau von interner GIS-Kompetenz. Sie kann als Vorstufe zur Variante «volle Integration» gewählt werden. Insbesondere die Fachaufgaben aber auch Bereiche der GIS-Spezialisten-Aufgaben werden intern gelöst. Sie hat den Vorteil, dass die Qualität der Daten mit eigenem Fachwissen gesteigert wird. Im Weiteren wird das GIS optimal genutzt. Diese Variante hat den Nachteil, dass ein Teil des Fachpersonals durch die Partnergemeinden aufgebaut, konstant gehalten und ausgelastet werden muss. Zudem verbleibt eine Abhängigkeit zum externen Dienstleister. Dies ist gleichzeitig eine gute Lösung um die Risiken von Betriebsausfällen nicht alleine tragen zu müssen. Die Kooperation bewirkt bereits einen beachtlichen Nutzen für die Partnergemeinden. Die GIS-Lösungen aller Beteiligten sollten idealerweise technisch zusammengeführt werden. Die Kooperation führt jedoch zu komplexen Organisation und birgt das Risiko, dass die Partner sich nicht über eine gemeinsame Lösung einigen können.

Die Variante «volle Integration» schliesslich führt zum Aufbau einer eigenständigen, internen GIS-Kompetenz. Mit Ausnahme des informatiklastigen Systembetriebs werden alle Aufgaben intern gelöst. Wie bei der Variante «Teilintegration» ergibt sich auch hier der Vorteil, dass die Partnergemeinden die Qualität der Daten selber aktiv verbessern können. Das GIS kann optimal genutzt und sogar weiteren Gemeinden als Dienstleistung angeboten werden. Diese Variante bedingt, das GIS-Fachpersonal aufgebaut, konstant gehalten und ausgelastet werden muss. Im Weiteren müssen Investitionen getätigt werden und die laufenden Kosten sind schwer zu prognostizieren. Die Kooperation hat einen hohen Nutzen für die Gemeinden. Für eine hohe Effizienz sollten die GIS-Lösungen technisch auf ein Produkt zusammengeführt werden. Die Partnergemeinden müssen sich daher zwingend auf eine gemeinsame Lösung einigen können.

Quelle: zvg

Grafik: Aufgabenbereiche und Aufgaben des GIS-Systembetriebs.

Vier Aufgabenbereiche von GIS Doch wann lohnt es sich, eine gemeindeübergreifende GIS-Kooperation anzudenken? Zuerst muss man wissen, was ein GIS überhaupt ausmacht. Die obenstehende Grafik zeigt einen Überblick über die vier Aufgabenbereiche eines GIS. Sie dient zur Unterstützung für die Entscheidungsfindung, welche Aufgabenbereiche künftig mit der GIS-Kooperation selber abgedeckt und welche Leistungen an einen externen Dienstleister ausgelagert werden sollen.

• Der Aufgabenbereich A beinhaltet sämtliche Aufgaben und Prozesse, welche der Überwachung, der Planung, der Steuerung und der Budgetierung des GIS-Systembetriebs dienen.
• Der Aufgabenbereich B umfasst sämtliche Aufgaben und Prozesse, welche die Anwender des Systems betreffen.
• Der Aufgabenbereich C umfasst sämtliche Aufgaben und Prozesse, welche die Datenerfassung, das Datenbankmanagement sowie die Anpassungen der Datenmodelle betreffen.
• Der Aufgabenbereich D umfasst sämtliche für den Betrieb des Systems nötigen Aufgaben und Prozesse.

Die Zusammenarbeit von Gemeinden im Rahmen der GIS-Lösungen ist immer ein strategischer Entscheid. Fällt dieser zu Gunsten einer GIS-Kooperation aus, so ist es angezeigt, dass sich die künftigen Partner auf eine Variante («volle Auslagerung», «Teilintegration» oder «volle Integration») einigen. Zunächst braucht es für ein Kooperationsprojekt eine detaillierte Analyse der Kosten für das Zusammenführen der individuellen Lösungen. Stehen diese in einem günstigen Verhältnis zum Synergieeffekt, so sollte die Kooperation aktiv diskutiert werden.

* Karen Bennett ist Vorstands- und OK-Mitglied des «GEOSummits» 2018, der Leitveranstaltung der Geoinformatik- und Geoinformationsbranche. Sie führt die Consultingfirma Bennett Bill in Burgdorf BE, die auf Beschaffungsmanagement spezialisiert ist.

Dieser Fachartikel ist aus einer vertieften Fallanalyse für zwei Energieversorger (2017) entstanden. Weitere Informationen können bei der Autorin eingeholt werden.