Erfolg durch Erfahrung
Von Mario Köpfli, Eric Montagne und Marta Thomik
Die Ansprüche an die Politik und Verwaltung haben in den letzten Jahren stark zugenommen. Aufgrund steigender Verschuldungsgrade werden, trotz gleichbleibender Erwartungen an die Leistungserbringung, Sparmassnahmen eingeleitet. Eine immer stärkere Medienpräsenz sensibilisiert die Öffentlichkeit vermehrt auf Fehler und Missbräuche bei der öffentlichen Hand. Die Forderung nach einer angemessenen «Public Governance» wird in der Folge immer dringlicher. Finanzielle Schäden sollen systematisch verhindert oder zumindest frühzeitig erkannt werden. Ein zukunftsorientierter Umgang mit Risiken in den Verwaltungsabläufen setzt allerdings entsprechende Führungsinstrumente voraus. Ein wirksames Internes Kontrollsystem (IKS) ist eines dieser Instrumente. In der Privatwirtschaft wurde es bereits 2008 im Rahmen der Überarbeitung des Obligationenrechts eingeführt.
Ab einer bestimmten Unternehmensgrösse ist das IKS dort auch Gegenstand der jährlichen Rechnungsprüfung durch die Revisionsstelle. Im Zuge der Umsetzung des Harmonisierten Rechnungslegungsmodells (HRM2) wird die Vorgabe eines wirksamen IKS nun auch im öffentlichen Sektor gesetzlich verankert.
Die Projektplanung
Entscheidend für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist die Zusammenstellung der Projektteilnehmer. Die Projektverantwortung ist meistens in der Finanzabteilung oder auf einer Stabsebene angesiedelt. Daraus sind die Mitglieder des Kern-Projektteams zu bestimmen. Dieses Kern-Projektteam definiert den Projektumfang, begleitet den Grossteil der Erarbeitung und beurteilt jeweils die gewonnenen Resultate.
Zur vertieften Analyse der Verwaltungsprozesse werden situativ die prozessverantwortlichen Personen und allenfalls weitere Schlüsselmitarbeiter hinzugezogen. Eine wichtige Voraussetzung ist auch der Rückhalt im Gemeinderat, welcher den Beschluss zur Einführung des IKS fasst und regelmässig über den Projektfortschritt informiert wird. (...)
