Digitale Geschäftsprozesse: Zeitraubende Aufgaben per Mausklick erledigen
Nottwil LU am Sempachersee ist zwar klein und beschaulich, in Sachen Digitalisierung aber auf Zack. Nach der Einführung einer neuen Gemeinde-Software wurde jetzt der Rechnungseingangsprozess digitalisiert und optimiert.
Quelle: Krol:k (CC BY-SA 3.0)
Zeitersparnis und Effizienz sind auch in kleinen Gemeinden wie Nottwil wichtig.
Von Marc Eugster*
Mit einem Wähleranteil der Linksparteien von nur 20 Prozent sind die Einwohner der Luzerner Gemeinde Nottwil politisch auf der konservativen Seite angesiedelt. Nicht so aber die Gemeindeverwaltung, welche sehr progressiv organisiert ist. Dies zeigt allein schon der Umstand, dass in Nottwil die strategische und operative Führung getrennt werden.
Seit 2008 obliegen die operativen Aufgaben nicht mehr dem Gemeindepräsident, sondern einem Geschäftsführer. Dieses fortschrittliche «CEO-Modell» ist mitverantwortlich dafür, dass die 3700-Seelen-Gemeinde am Sempachersee zu den Vorreitern in Sachen digitale Transformation gehört.
Geschäftsführer Marius Christ orientiert sich dabei tendenziell an der Vorgehensweise grösserer Gemeinden. Er will nicht nur die Dienstleistungen für Einwohner und Unternehmen über die Nottwil-Webseite bestmöglich gestalten, sondern auch bei der elektronischen Geschäftsverwaltung (Gever) und ganz allgemein bei der verwaltungsinternen Software-Unterstützung auf dem neuesten Stand sein. «Es wäre schon toll, wenn alle Dokumente digital zentral hinterlegt und jederzeit für alle Beteiligten auch online verfügbar wären», sagt Christ. «Leider ist aber die Abbildung vieler Verwaltungsprozesse für kleinere Gemeinden aus Kostengründen schlicht noch nicht vertretbar.»
Fundament für moderne Gemeindeverwaltung
Dies ist denn auch der Grund, dass Christ zunächst diejenigen Prozesse digitalisieren will, welche am häufigsten vorkommen. Zuerst hat er sich letztes Jahr den Rechnungseingangsprozess vorgenommen, einen Prozess, der auch in der Privatwirtschaft zu den häufigsten gehört. Dazu ist heute das Workflow-Modul der Firma Axians IT&T im Einsatz – ein Baustein der Gemeindesoftware «Newsystem», welche in Nottwil bereits seit dem 1. Januar 2016 im Einsatz ist (siehe auch «Klein, aber fein» im Kommunalmagazin 4/2016).
Die Software-Lösung hatte Christ ein Jahr zuvor evaluiert, weil er das Fundament für eine moderne Gemeindeverwaltung mit durchgängigen Prozessen legen wollte. Die in die Jahre gekommene Vorgängerlösung war nämlich technisch an ihre Grenzen gestossen – und überdies war ihre Weiterentwicklung durch den Hersteller nicht sichergestellt.
Wo ist denn die Rechnung?
Beim Handling der Lieferantenrechnungen erhoffte sich Christ einerseits eine Vereinfachung des Prozesses, andererseits aber auch eine Steigerung der Effizienz. «Die digitale Erfassung ist einfach schneller als die alte mit Buchungsstempel. Und ausserdem vereinfacht sie den Freigabeprozess erheblich», so Christ.
Früher wurden die Kreditorenrechnungen, wie in den meisten Gemeinden heute noch üblich, gestempelt, die Kontierung handschriftlich festgehalten, der Beleg händisch in der Finanz-Software erfasst und die Rechnungen gesammelt dem zuständigen Mitarbeitenden für Kontrolle und Visa übergeben. Auf ihrem Weg zur finalen Zahlungsfreigabe und zurück zur Buchhaltung mussten sie teilweise die Verwaltung verlassen, ihr Aufenthaltsort so oder anders nicht selten unklar und eine Suche entsprechend zeitraubend. «Bevor eine Rechnung nicht final gebucht und abgelegt wurde, wusste man eigentlich nie, wo sie gerade war.» (...)
*Marc Eugster ist Leiter Fachapplikationen beim Zuger Software-Hersteller Axians IT&T.
