Startschuss für die papierlose Rechnung
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Von Patrick Aeschlimann
Was haben Cortaillod NE, Titterten BL, Auw AG und Biasca TI gemeinsam? Ihre Einwohner gehören zu den ersten, welche die Rechnungen ihrer Gemeindeverwaltung bereits direkt in ihr E-Banking- oder Postfinance-System zugestellt bekommen können. Ihrem Beispiel sollen auch die anderen Schweizer Gemeinden folgen, denn die elektronische Rechnung ist nicht nur für den Empfänger bequem zu zahlen, sondern vereinfacht auch die Abläufe auf den Verwaltungen. Zudem ist sie umweltschonend, da auf einen Ausdruck verzichtet werden kann.
Im September fiel in Bern an einer Kickoff-Veranstaltung der Eidgenössischen Finanzverwaltung (EFV) der Startschuss zur flächendeckenden Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung. Die EFV ist die federführende Organisation des priorisierten eGovernment-Vorhabens E-Rechnung und unterstützt Kantone und Gemeinden bei deren Einführung. Das ehrgeizige Ziel: Bis Ende 2016 sollen alle Verwaltungseinheiten des Landes in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Bei den eingehenden Rechnungen wird ein Anteil von total 60 Prozent angestrebt.
Bereits heute ist der Service bei den Bürgern beliebt: 2011 hatten sich in der Schweiz schon über 700 000 Kunden bei ihrer Bank oder bei der Post für die E-Rechnung angemeldet. Mehrere Millionen Rechnungen wurden papierlos abgehandelt, obwohl erst rund 300 Rechnungssteller den Service hierzulande ihren Kunden anbieten.
Grosses Potenzial
Das Sparpotenzial mit der E-Rechnung ist gross, wie Bruno Koch, Experte der ersten Stunde und CEO von Billentis, einem Beratungsinstitut für E-Rechnungen in öffentlichen Verwaltungen, ausführt: «Im deutschsprachigen Raum werden von Verwaltungen pro Jahr etwa eine Milliarde Rechnungen verschickt. Würden alle elektronisch verarbeitet, könnten elf Milliarden Franken gespart werden», so Koch. Die Zeitersparnis bei der Bearbeitung pro Rechnung liegt, je nach Schätzung, zwischen sechs und zehn Minuten. Hinzu kommt eine signifikante Reduktion von Material- und Portokosten. «Noch Bedeutender als die Einsparung von Steuergeldern ist der Einfluss des öffentlichen Sektors auf die Privatwirtschaft», sagt Bruno Koch. Rund die Hälfte der Unternehmen schicken Rechnungen an Verwaltungen und praktisch alle erhalten Rechnungen von ihnen. Verlangt der öffentliche Sektor von seinen Rechnungsstellern E-Rechnungen, werden die Unternehmen zu deren Einführung gezwungen, was der Verbreitung der E-Rechnung zusätzlichen Schub verleiht. Koch sieht den Staat also auch in einer Vorbildfunktion.
Doch nicht jede elektronische Rechnung hat die gleiche Qualität. Für Privatkunden und KMU genügt oftmals eine Rechnung im geläufigen PDF-Format mit elektronischer Signatur. Diese kann dem Kunden einfach per E-Mail oder direkt auf seine E-Banking- oder Postfinance-Plattform gesendet werden. Problematisch wird das PDF-Format bei Rechnungen an grosse Unternehmen, welche die Kreditoren automatisiert in ihr Buchhaltungssystem integrieren wollen und nicht über E-Banking, sondern direkt über ihr System bezahlen. «Ein PDF genügt diesen Kunden nicht. Sie benötigen die Daten in strukturierter Form, etwa in einem XML-Format», erklärt Christian Tanner, Dozent und Berater für E-Business am Institut für Wirtschaftsinformatik der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW). Ein grosses Problem stellt dies allerdings nicht dar. Es hat sich im Markt etabliert, dass diese Aufgabe überwiegend von spezialisierten Dienstleistern übernommen wird. Möglich ist zudem ein Hybridformat, bei welchem nebst dem klassischen PDF auch eine Datei mit strukturierten Daten digital signiert übermittelt wird.
Pionierleistung beim Bund
Bereits Erfahrungen mit der E-Rechnung hat die Bundesverwaltung. Unter der Leitung der Finanzverwaltung wurde in den letzten Jahren flächendeckend sowohl die elektronische Rechnungsstellung («Billing Out») als auch der Rechnungsempfang («Billing In») eingeführt. Ab Anfang 2013 sollten alle Bundesstellen in der Lage sein, E-Rechungen zu empfangen und zu erstellen.
Die grösste Herausforderung war die Zentralisierung des Rechnungseingangs, da viele Verwaltungseinheiten sich mit den Neuerungen nicht recht anfreunden wollten und teilweise gar um ihre Arbeitsplätze fürchteten. «Jede Abteilung hatte Gründe dafür, dass man bei ihnen keine Zentralisierung des Kreditoreneingangs implementieren kann», erinnert sich Marcel Mader, Projektleiter «E-Billing In» bei der EFV. Es brauchte viel Geduld und Durchsetzungsvermögen, bis alle rund 80 Bundesämter auf die standardisierte Referenzlösung eingeschworen waren. Nun ist der Rollout in vollem Gang und jedes Departement führt nur noch ein zentrales Dienstleistungszentrum für die Kreditorenbuchhaltung.
Vom Wissen und der Erfahrung des EFV können auch Kantone und Gemeinden profitieren, sei es mit den Einführungsleitfäden und Aktivitätenlisten für «E-Billing In» und «E-Billing Out», die gratis heruntergeladen werden können, oder mit kompetenten Antworten bei spezifischen Fragen betreffend der E-Rechnung. Zudem stehen zur Einführung der elektronischen Rechnung für Kantone und Gemeinden auch 2,4 Millionen Franken zur Verfügung, da es sich um ein priorisiertes Vorhaben der eGovernment-Strategie Schweiz handelt. «Je nach Fall und Rechnungsvolumen kann ein vier- bis fünfstelliger Betrag ausgeschüttet werden», sagt Christian Gnägi, Verantwortlicher des Projekts E-Rechnung bei der EFV.
Der Zug rollt
Ob bis 2016 tatsächlich alle Schweizer Verwaltungen die E-Rechnung eingeführt haben werden, steht in den Sternen. «Nach dem Bund werden nun in einem nächsten Schritt die Kantone und die grösseren Städte folgen. Von diesem Know-how können dann auch kleinere Gemeinden profitieren. Ich habe das Gefühl, dass in den nächsten zwei Jahren viele Verwaltungen auf den nun angeschobenen Zug aufspringen werden», meint Christian Tanner. Michael Gerber, Projektleiter «E-Billing Out» bei der EFV rät Verwaltungen mit einem grösseren Rechnungsvolumen und/oder vielen wiederkehrenden Rechnungsempfängern, sich jetzt mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen.
Rasantes Wachstum
Michel Gautschi, Account Manager für die öffentliche Verwaltung beim Serviceprovider «SIX Payment Services» spürt Bewegung im öffentlichen Sektor: «Der Markt wächst jährlich um rund 30 Prozent und immer mehr Kantone, Gemeinden und andere Verwaltungseinheiten informieren sich über unsere Dienstleistungen.» Er rät interessierten Gemeinden, sich mit ihrem Softwarepartner in Verbindung zu setzen. Die meisten Standardsoftware-Applikationen für die öffentliche Verwaltung verfügen über Schnittstellen für den elektronischen Rechnungsversand. «Zudem ist für die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung bei den Bürgern eine optimale Information über das neue Angebot E-Rechnung wichtig. Hierfür stellen wir unter anderem kostenlose Werbemittel zur Verfügung und geben die Erfahrungen anderer Rechnungssteller weiter», sagt Gautschi.
Ob auf Papier oder in elektronischer Form, als PDF oder XML – auch in Zukunft wird niemand gerne Rechnungen vom Staat erhalten. Wenn diese jedoch mit wenigen Klicks kontrolliert und bezahlt werden können, verringert dies den Zahlungsaufwand für Bürger und Unternehmen. Und auch die Verwaltung kann ihre Rechnungen schneller begleichen. Die EFV zahlt dank der E-Rechnung heute vier von fünf Rechnungen innerhalb von zehn Tagen.
