Prozesse einfacher abwickeln

Viele Mitarbeiter, Ein- und Austritte sowie Funktionswechsel: Beim Justiz- und Sicherheitsdepartement des Kantons Basel-Stadt ist das Personalmanagement eine komplexe Angelegenheit. Nun erleichtert eine neue Lösung Vorgesetzten und Mitarbeitenden die Erledigung von Personalangelegenheiten.

Quelle: © Staatskanzlei Basel-Stadt/Juri Weiss

Komplexes Personalmanagement: Im Kundenzentrum Spiegelhof arbeitet auch die Mehrheit der knapp 2000 Mitarbeitenden des Justiz- und Sicherheitsdepartements Basel-Stadt.

Von Raphael Bachmann*

Zum Justiz- und Sicherheitsdepartement (JSD) des Kantons Basel-Stadt gehören die Kantonspolizei und die Rettungsorganisationen wie Feuerwehr, Sanität, Militär und Zivilschutz.
Auch die Ämter für die Aufgaben des Einwohner- und Zivilstandwesens, der Migration, des Strafvollzugs und die Bewährungshilfe, der Vollzugsanstalten und der zentrale Rechtsdienst mit dem Handelsregister befinden sich im JSD. Im Departement arbeiten knapp 2000 Mitarbeitende.

Somit sind Eintritte, Austritte oder Funktionswechsel an der Tagesordnung. Dies führt sowohl bei den Vorgesetzten als auch bei der Personalabteilung oder den weiteren Fachabteilungen zu einer starken Belastung.

Neben der hohen Anzahl an Personalgeschäften war es auch die Art und Weise, wie die Personalprozesse abgewickelt wurden, die insbesondere die Linienvorgesetzten in hohem Mass beschäftigte. Die erwähnten Personalgeschäfte wurden – wie auch heute noch – im SAP HR-System erfasst. Danach erhielten die Direktvorgesetzten von der Personalabteilung eine mehrseitige Checkliste mit Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Ein- oder Austritt der Mitarbeitenden standen.

Tschüss Lotus Notes

Die bestehende Lösung war schwerfällig, erledigte doch jeder Vorgesetzte für sich selbst die Abarbeitung sehr individuell. Bestellungen für Informatiksachmittel oder für Zutrittsberechtigungen zu Gebäuden wurden mit Workflows abgewickelt, die im Mail-System von Lotus Notes hinterlegt waren.

Lotus Notes, das in den Achtzigerjahren auf den Markt gebrachte proprietäre Datenbanksystem von IBM, ist nach wie vor bei vielen grossen Organisationen und Unternehmen im Einsatz. Vielerorts vor allem deshalb, weil eine Ablösung aufwendig ist und bei einer Migration zu einem neuen System eine Störung des Betriebs befürchtet wird. Beim JSD hat man sich dazu entschieden, Notes in naher Zukunft abzulösen.

Die neue Lösung sollte mit Sharepoint, dem Dokumentenmanagement- und Kollaborationssystem von Microsoft, sowie Erweiterungen von Nintex realisiert werden. Für die Kombination aus Sharepoint und Nintex sprach die Tatsache, dass es sich um kein geschlossenes, dafür aber ausbaufähiges und modulares System handelt, das nicht von einem Software-Entwickler, sondern von geschulten Power-Usern gepflegt werden kann.

2015 wurden gemeinsam mit dem IT-Dienstleister IOZ mehrere Anforderungs workshops durchgeführt und ein Prototyp gebaut.

Abschluss Anfang 2018

Durch den iterativen Arbeitsansatz mit seinen zeitlich engmaschigen Meetings und dank des modularen Aufbaus von Sharepoint konnten die Anforderungen des Auftraggebers rasch umgesetzt werden. Das Kernteam beim JSD bestand aus drei Mitarbeitenden der Fachbereiche Personal, Informatik sowie der Bereichsleitung Services. Diese klärten Fragen oder Herausforderungen in der entsprechenden Abteilung und spielten sie in das erweiterte Projektteam zurück. Ergänzt wurde das Team durch Mitarbeitende aus dem SAP-Umfeld sowie den zentralen Informatikdiensten des Kantons Basel-Stadt.

Im Oktober 2016 schliesslich konnte der Pilotbetrieb für drei Bereiche gestartet werden. Heute arbeiten bereits rund 500 Mitarbeitende aus den Bereichen Bevölkerungsdienste und Migration, Zentraler Rechtsdienst, Generalsekretariat sowie Services mit der neuen Lösung. Im vierten Quartal 2017 wird zusätzlich der Bereich Rettung auf Sharepoint migriert.

Nach der Produktivsetzung der Kantonspolizei im ersten Quartal 2018 werden schliesslich alle rund 2000 Mitarbeitenden des Departements das System nutzen.

Einfacher für alle

Beim Abbilden der Workflows spielen die Produkte des Herstellers Nintex eine wichtige Rolle. Mit «Nintex Forms» wurden beispielsweise dutzende Formulare erstellt, um die Informationen für den Benutzer übersichtlich darstellen zu können. Bestellt heute beispielsweise ein Mitarbeitender ein neues Smartphone, so erhält der Vorgesetzte eine Aufgabe in Sharepoint zugeteilt. Das Aufgabenformular ist so intuitiv gestaltet, dass er alle Informationen erhält, die für den Entscheid bezüglich einer Genehmigung oder Ablehnung notwendig sind. Er kann schliesslich direkt in dem Formular den entsprechenden Button drücken und so den Bestellprozess automatisch auslösen oder stoppen.

«Nintex Workflow» wurde verwendet, um alle Aufgaben zu koordinieren oder Daten aus verschiedenen Listen (etwa Personal, Vorgesetzte oder Kommunikationsmittel) zusammenzuführen – kurz gesagt, um alle notwendigen Informationen mit rund 120 Workflows im Hintergrund miteinander zu verknüpfen.

Mehr Transparenz

Das System entlastet in erster Linie die Vorgesetzten in Bezug auf sämtliche Querschnittsprozesse. Im Zusammenhang mit einem Neueintritt werden rund 90 Prozent der notwendigen Aufgaben automatisch bei den Fachabteilungen ausgelöst.

Ausserdem bringt das neue System mehr Transparenz, weil der Ablauf der Geschäfte abgebildet und so besser verfolgt werden kann.

Schliesslich gibt es bereits weitere Ideen, mit denen die Arbeit erleichtert werden soll. Beispielsweise wird geprüft, ob die bestehende App von Nintex verwendet werden kann, mit der insbesondere die Vorgesetzten die Genehmigungsprozesse auch auf dem Tablet oder Smartphone erledigen könnten.

* Raphael Bachmann ist Projektleiter Prozessmanagement beim IT-Dienstleister IOZ.