«Gever ist ein Organisationsprojekt»

Übersichtlich, immer und überall verfügbar, zeitgemäss: Immer mehr Gemeinden setzen auf die elektronische Geschäftsverwaltung (Gever). Silvia Stäubli, Geschäftsführerin des Gever-Anbieters Brainconnect, erklärt die Vorteile einer Gever-Lösung, auf was Gemeinden bei deren Einführung achten müssen und welche Fehler im Zusammenhang mit Gever vorkommen können.

Quelle: zvg

Vor zwei Jahren arbeitete erst rund die Hälfte der Gemeinden ausschliesslich mit Gever. Gerade bei kleinen Gemeinden war die Software noch nicht sehr verbreitet. Wo stehen wir heute?

Silvia Stäubli: Es gibt immer mehr Gemeinden, auch ganz kleine mit nur etwa 400 Einwohnern, die bereits mit Gever arbeiten. Und unter denen, die es noch nicht tun, wollen fast alle Gever einführen. Das ist mehr als ein Trend oder eine Tendenz.

Was sind die Vorteile einer Gever-Lösung gegenüber «traditionellem» arbeiten?

Da gibt es sehr viele. Man kann immer und überall auf die Dokumente zugreifen, was mit Papier natürlich nicht geht. Dann ist die Suchfunktion sehr praktisch: Man findet alles, was man im Gever-Sytem ablgelegt hat, im Handumdrehen, seien es Dokumente oder E-Mails. Wichtig ist auch die automatische Versionierung, die aber nicht alle Gever-Lösungen bieten: Man kann klar nachvollziehen, wer in einem Dokument wann welche Änderungen vorgenommen hat. Mittels personalisierter To-Do-Listen kann man den Mitarbeitern Aufgaben zuteilen und sich jederzeit über den Arbeitsstand informieren. Ein Riesenvorteil ist die integrierte Sitzungs- und Protokollverwaltung, das schätzen insbesondere die Exekutivpolitiker sehr. In unsere Lösung ist auch ein Vertragsmanagement integriert. Dank diesem weiss die Gemeinde immer genau wie lange welcher Vertrag gültig ist, inklusive der Kündigungsfristen. Mit dem Workflow-Tool kann man zudem sämtliche Verwaltungsprozesse abbilden.

Kann eine Gemeinde heute überhaupt ohne eine Gever-Applikation arbeiten?

Man kann schon alles machen wie früher, die Akten in Papierform auflegen und die Gemeinderäte kommen sie vor der Sitzung im Gemeindehaus anschauen. Aber so will heute doch niemand mehr arbeiten. Gerade die Milizpolitiker arbeiten grösstenteils in der Privatwirtschaft. Die sind sich aus dem Arbeitsleben häufig ähnliche Lösungen gewohnt. Zudem müssen sie ihre Arbeit für die Gemeinde ja meist abends und am Wochenende erledigen. Da wollen sie das dort machen können, wo sie gerade sind, um die Vereinbarkeit zwischen Familie, Freizeit und Amt zu gewährleisten. Gerade die jüngere Generation, die jetzt in die Exekutivämter nachrutschen sollte, will nicht mehr für jedes Dokument und jede Sitzungsvorbereitung ins Gemeindehaus kommen müssen. Die Schattenseite davon ist vielleicht, dass die Gemeinderäte weniger persönlichen Kontakt mit den Verwaltungsmitarbeitern haben.

Man hört immer wieder, mit Gever würden Sitzungen effizienter. Warum ist das so?

Die Sitzungen werden kürzer, weil ein Grossteil der Diskussionen bereits digital im Vorfeld passiert. Man weiss, wo die Kontroversen und Knacknüsse liegen und muss an der Sitzung nur noch auf die umstrittenen Punkte eingehen. Auch der Verwaltungsaufwand für die Sitzungsvorbereitung sinkt, wenn nicht mehr alles ausgedruckt und präpariert werden muss, nur um dann zu merken, dass es schon wieder eine aktuellere Version des vorbereiteten Dokuments gibt.

Ist es realistisch, dass eine Gemeinde heute wirklich ausnahmslos alle Dokumente nur noch über ein Gever-System abwickelt?

Ja, das ist durchaus möglich und viele Gemeinden machen es auch. Es gibt heute aber noch bestimmte Dokumente, die wegen der rechtsgültigen Unterschrift in Papierform aufbewahrt werden müssen. Bei den Bauplänen ist es auch schwierig, denn diese sind meist so gross, dass sie mit den auf der Verwaltung vorhandenen technischen Möglichkeiten nicht sauber eingescannt werde können. Ein neues System ist zwar schön, aber muss auch zu einer Änderung der Arbeitsprozesse und einem Umdenken bei den Mitarbeitern führen.

Was bedeutet die Einführung eines Gever-Systems für die Organisation?

Wir sagen den Gemeinden immer, dass die Einführung von Gever ein Organisations- und kein IT-Projekt ist. Die Organisation muss ihre Prozesse überprüfen und optimieren. Als Basis hierfür dienen die Organisationsvorschriften der Kantone und das dazugehörige Ordnungssystem respektive der Registraturplan. Das bedingt eine gute Projektvorbereitung. Wenn man das sauber und sorgfältig macht, ist dann das Arbeiten nach der Einführung umso einfacher und zeitsparender.

Auf was müssen Gemeinden bei der Beschaffung eines Gever-Systems achten?

Das kommt auf die Grösse der Gemeinde, ihre IT-Infrastruktur und das Budget an. Bei der Lösung von Brainconnect ist die IT-Infratruktur irrelevant, da wir eine Webapplikation anbieten. Man braucht nur einen Browser und Internetzugang. Viele kleine und mittlere Gemeinden haben keinen IT-Techniker vor Ort, da ist dieses Modell ideal. Über die Zugriffsberechtigungen sollte man gut nachdenken. Wer darf welche Dokumente sehen? Es kann beispielsweise Sinn machen, auch dem Feuerwehrkommandanten Zugriff zu den Dokumenten zu gewähren, die er für seine Arbeit benötigt. Und schliesslich sollte man sich die Preismodelle der Anbieter genau ansehen. Es ist wichtig, dass die Kosten transparent sind, man muss diese ja budgetieren können. Bei manchen Anbietern fallen Zusatzkosten an, die nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich sind. Wichtig ist aber, dass Gever überhaupt angeschafft wird, um zeitsparender arbeiten zu können.

Auf welche Fehler im Zusammenhang mit Gever treffen sie bei den Gemeinden häufig?

Der häufigste Fehler ist, dass Gever zuerst in einem kleinen Rahmen, häufig dem Präsidialdepartement, getestet und erst danach in die ganze Verwaltung ausgerollt werden soll. Gever entfaltet seine volle Wirkung aber nur, wenn alle Abteilungen damit arbeiten. Sonst kommt es häufig vor, dass das Projekt begraben wird. Oft haben die Gemeinden auch das Gefühl, mit Gever könne Personal eingespart werden. Aber Gever ersetzt keine Mitarbeiter, sondern erleichtert die Arbeit, damit die Verwaltung sich mehr um den Bürger kümmern kann.

Wohin geht der Trend bei Gever?

Die Schnittstellen in die verschiedenen Fachapplikationen werden immer wichtiger. Das wird nicht von allen Applikationsanbietern gleich gern gesehen, manche wollen einfach ihre Lösung verkaufen. Gever wird aber nie die Fachapplikationen ersetzen, sondern ist die optimale Ergänzung zur Ablage aller Dokumente.