Neue Business-Software für die Walo-Gruppe
2009 hatte die Walo-Gruppe mit der Ablösung ihres über zehn Jahre alten ERP-Systems eines der anspruchsvollsten IT-Projekte ihrer Firmen- geschichte in Angriff genommen. Mit der Abacus-Software ist seit Anfang 2012 nun eine Lösung im Einsatz, welche die Kernprozesse des Bauunternehmens im Bereich Werkhof und Finanzen abbildet und gleichzeitig über Schnittstellen eine Vielzahl bestehender Speziallösungen integriert.
(zvg)
Das neue ERP-System wurde in einem mehrstufigen Prozess evaluiert, der 15 Monate in Anspruch nahm. Basis war die Analyse des Ist- Zustands über alle Kernprozesse und ein daraus resultierendes Pflichtenheft. Dazu zählten die Finanzbuchhaltung, das Controlling inklusive Managementinformationssystem (MIS), der Bereich Anlagen und Inventar, das Personalwesen, der Werkhof sowie die Konsortialbuchhaltung für Arbeitsgemeinschaften. Was den Zuschlag für Abacus und den Implementierungspartner All Consulting ausgemacht habe, sei insbesondere die Bereitschaft gewesen, bei Bedarf den Standard-Umfang der Software zu erweitern, sagt Walo-CFO Daniel Baschung. Die Entwickler hätten denn auch die zwingenden Erweiterungen des Programmstandards entsprechend umgesetzt – wie zum Beispiel geschäftsübergreifende Buchungen, die zwischen den verschiedenen Unternehmen der Gruppe erfolgen, da alle Niederlassungen respektive Unternehmen in einem einzigen Mandanten mit Geschäftsbereichen abgebildet sind.
Aufgrund der Grösse von Walo mit 23 Niederlassungen und Tätigkeiten in den unterschiedlichsten Sparten wie Strassen-, Untertag-, Gleis- und Hochbau sowie Industrieböden und Lärmschutz muss die ERP-Lösung von Abacus für die Bedürfnisse der einzelnen Geschäftseinheiten umfassende Funktionen bieten. Diese in der Software abzubilden und die Lösung an die bestehenden Spezialprogramme wie das Dokumentenmanagementsystem, die Mischgutverwaltung, die Lagerverwaltung, BVG- und Krankenkassenlösungen sowie das MIS über spezielle Schnittstellen einzubinden, war laut Giuseppe Gioiello, Leiter Informatik und Projektverantwortlicher von Walo, die Herausforderung. Die komplexen Strukturen der Walo-Gruppe liessen sich mit Hilfe der Geschäftsbereiche in der ERP-Software abbilden. Heute hat das Bauunternehmen einen einzigen zentralen Mandanten, in dem für die rechtlich selbstständigen juristischen Einheiten eigene Geschäftsbereiche geführt werden. Sie ermöglichen je einen separaten Jahresabschluss. Auf der Ebene des zentralen Mandanten wird die Konzernrechnungslegung mit der Mehrwertsteuerabrechnung realisiert und es werden alle zentralen Stammdaten geschäftsübergreifend verwaltet. Dazu gehören Adressen, Debitoren, Kreditoren, Mitarbeitende, Maschinen, Anlagen und Material. Das schliesst Datenredundanzen aus und vereinfacht die Datenpflege. Die konzerninternen Leistungen und ihre gegenseitigen Verrechnungen erfolgen über Ausgleichsbuchungen zwischen den Geschäftsbereichen. Diese Buchungen erzeugt das System automatisch, wenn beispielsweise die Arbeitsstunden von Mitarbeitenden auf Baustellen eines anderen Geschäftsbereiches rapportiert oder Maschinen und Material an Konzerntöchter geliefert werden.
Herzstücke der Lösung sind die Leistungs- und Projektabrechnungssoftware und die Werkhof-Applikationen. Rund 300 Mitarbeitende erfassen an verschiedenen Standorten mehrfach täglich Daten im System. Zentral für Walo ist die effiziente Bewirtschaftung der verschiedenen Werkhöfe. Das Liefern, Verschieben und Rückfassen von Maschinen, Geräten und Material einerseits und die gesamte Leistungserfassung und Rapportierung von Maschinen und Materialien andererseits wird über das Werkhofprogramm in der Abacus-Software abgewickelt. Ebenso wird die interne Verrechnung der Mietkosten für Inventar und Materialleistungen aufgrund der Lieferungen sowohl Gruppen-intern als auch an Arge-Mitglieder getätigt. Mit dem Werkhof-Programm haben die Disponenten nun stets den Überblick, welche Maschinen und Materialen sich auf welcher Baustelle befinden. Reparaturaufträge für defekte Maschinen oder periodische Wartungen wie Ölwechsel werden über das Modul für das Service- und Vertragsmanagement in der ERP-Software ausgeführt. Wartungsverträge mit Maschinenlieferanten sind in der Software hinterlegt, sodass sofort ersichtlich ist, welche vertraglichen Leistungen das Bauunternehemen bei ihren Lieferanten beziehen kann. Die Lösung garantiert zudem, dass dem Walo-Konzern Optionen für den Weiterausbau offen-stehen, weil sich die ERP-Software anpassen lässt. Sie bietet die Möglichkeit, mit den technischen Bauprogrammen die jetzige kaufmännischen Lösung sinnvoll zu ergänzen.
Tel. 071 292 25 25
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