Mobiler elektronischer Tagesrapport für effizientes Management
Die Digitalisierung von analogen Prozessen ist das Kerngeschäft der Ostschweizer Sorba EDV AG. Wie Bauunternehmen damit Geld, Zeit und Ressourcen einsparen können, zeigt das Beispiel des mobilen elektronischen Tagesrapports.
Quelle: Marty-Gruppe
Für Patrick Hardegger, Polier Hochbau bei Marty, ist der mobile Tagesrapport aus seiner Arbeit nicht mehr weg zu denken: «Dank der elektronischen Erfassung via iPad optimiere ich die AVOR und spare Zeit bei der täglichen Rapportierung. Ich kann dem Rapport auch Fotos von der Baustelle und Fotos der Lieferscheine hinzufügen.»
Da Bauunternehmungen komplexe Arbeitsleistungen erbringen und ganz unterschiedliche Aufwendungen haben, ist ein sauberes Rapportwesen Voraussetzung für ein wirtschaftliches Baustellen-Management.
«Mit dem mobilen Tagesrapport wird einerseits die Qualität der Rapporte markant besser, da oft mit Vorlagen gearbeitet wird und diese einfach auszufüllen und zu lesen sind. Andererseits sinkt der Aufwand fürs Rapportieren, weil die Erstellung viel einfacher ist und im Büro die Rapporte schneller verarbeitet werden können. So ist es möglich, rund einen Tag Büroarbeit in der Woche einzusparen, was insbesondere bei KMUs einen grossen Unterschied macht», erklärt Séverine Gremper, Marketing-Leiterin bei Sorba.
Das in St. Gallen beheimatete Unternehmen entwickelt ihre Software in engem Kundenkontakt. So kann Sorba aktuell und zügig auf Kundenwünsche und -bedürfnisse reagieren. «Jährlich entstehen so mehrere neue Versionen der Sorba-Software», erklärt Séverine Gremper.
Grosser Wert wird dabei auf die Anwenderfreundlichkeit gelegt. Der mobile Tagesrapport gleicht vom Aufbau her dem Papierrapport und ist sehr intuitiv bedienbar. Ausserdem können einige Personalisierungen – wie beispielsweise die Erstellung von Vorlagen – vorgenommen werden. Solche Vorlagen, die man für gleichartige Arbeiten speichert, erleichtern die Erfassung und vermindern die Schreibarbeit.
Bedürfnisgerechte Gesamtlösung
Sorba unterstützt die Kunden bei der Einrichtung intensiv. «Ein Aussendienstmitarbeiter erarbeitet gemeinsam mit dem Kunden das Konzept, geht mit ihm seine Wünsche und Ansprüche durch und steht ihm bei Fragen zur Seite. Ist die Einführung einmal abgesprochen, installieren unsere Mitarbeiter die Software und führen Schulungen durch, damit der Kunde und seine Mitarbeitenden mit der Software vertraut werden», erzählt Séverine Gremper. «Der technische Aufwand ist generell nicht gross.»
Dabei spielt es eine Rolle, wie die erworbenen Daten weiterverwendet werden wollen, sprich: Braucht man die Informationen in der Buchhaltung? Oder vielleicht im Controlling? Wenn ja, dann ist der Aufwand etwas grösser, aber immer noch bescheiden. «Zentral ist jedoch, dass die Geschäftsleitung hinter der Einführung des mobilen Tagesrapports steht und die Mitarbeiter davon überzeugt», so Gremper.
Durch den modularen Aufbau der Software kann der mobile Tagesrapport nahtlos mit anderen Sorba-Modulen verknüpft und in die Gesamtlösung integriert werden. «Beispielsweise werden die erfassten Stunden automatisch in der Stundenkarte hinterlegt und können in der Lohnbuchhaltung verwendet werden.
Zudem fliessen alle Rapporte nach der Zusammenstellung der Rechnung in die Debitorenbuchhaltung ein. Alles in allem können die Prozesse mit jedem weiteren Modul automatisiert und effizienter gestaltet werden. Der Höhepunkt stellt dabei die Gesamtlösung dar, bei der praktisch die ganze Büroarbeit in einer Software stattfindet», erklärt die Marketing-Leiterin.
Das schafft mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens und auch gegenüber Kunden und Ansprechpartnern. Die Geschäftsleitung des Bauunternehmens ist immer aktuell über den Stand und die Vorkommnisse auf einer Baustelle informiert. Da alle Aufwendungen und Tätigkeiten sorgfältig rapportiert sind, dienen sie als Grundlage für Nachtragsofferten und -forderungen, denn nicht verrechnete Bauleistungen bedeuten verschenktes Geld.
Quelle: Sorba EDV AG
Die ‹myRapport›-App von Sorba: Der mobile Tagesrapport gleicht vom Aufbau her dem Papierrapport und ist sehr intuitiv bedienbar.
Quelle: Sorba EDV AG
Die ‹myRapport›-App von Sorba: Der mobile Tagesrapport gleicht vom Aufbau her dem Papierrapport und ist sehr intuitiv bedienbar.
Quelle: Sorba EDV AG
Die ‹myRapport›-App von Sorba: Der mobile Tagesrapport gleicht vom Aufbau her dem Papierrapport und ist sehr intuitiv bedienbar.
App mit erweiterten Funktionen
Vor kurzem hat Sorba neue Module veröffentlicht. «Eines davon ist die ‹myRapport›-App. Das ist die neuste Version der Tagesrapport-App, welche insbesondere die GPS-Daten besser nutzt. Es werden zum Beispiel die Wetterdaten des Standorts automatisch im Rapport implementiert oder die Baustellen in der Nähe vorgeschlagen», berichtet Séverine Gremper.
Eine weitere Neuheit ist das Dokumentenmanagement-System (DMS). Damit können alle Dokumente zentral in die Cloud abgespeichert und mobil überall abgerufen werden – auch auf der Baustelle.
«Mit der Volltextsuche wird zudem das mühsame Suchen nach bestimmten Dateien einfacher. Dank des DMS müssen also keine schweren Ordner mehr herumgeschleppt werden; eine App reicht», sagt die Marketing-Leiterin. Eine neue Version der Ressourcenplanungs-App wurde ebenfalls veröffentlicht.
«Damit können Mitarbeiter jetzt mobil auf ihren individuellen Plan zugreifen und wissen genau, wo und mit wem sie eingeteilt sind.» Auf grosse Resonanz wird sicherlich auch die Integration von Building Information Modeling (BIM) stossen. Hierbei werden 3D-Modelle mit der Kalkulation verknüpft und so BIM für Bauunternehmennutzbargemacht.
«Der mobile Tagesrapport bringt eine klare Zeitersparnis»
Ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung von Baustellen ist die Einführung eines mobilen Tagesrapports. Wir haben bei Werner Marty Junior nachgefragt, Inhaber der Marty-Gruppe und Geschäftsleiter Tiefbau, wie die Erfahrungen in der Praxis aussehen.
Was war ausschlaggebend, dass Sie sich für die Softwarelösung «mySorba» beim mobilen Tagesrapport entschieden haben?
Wir arbeiten schon seit mehreren Jahren mit Softwarelösungen von Sorba. Da die Software die verschiedensten Arbeitsprozesse abdeckt, war es für uns klar, dass wir auch die elektronische Rapportierung, mit der von Sorba zur Verfügung gestellten Lösung einführen werden.
Wie sah der Arbeitsprozess vor Einführung des mobilen Tagesrapports aus?
Vor der Umstellung auf die digitale Erfassung der Tagesrapporte wurden diese von Hand ausgefüllt. Das heisst, es wurden Tagesrapporte auf Papier gedruckt und den Polieren abgegeben. Die Poliere schrieben die Stunden für Mitarbeiter, Inventar und das gebrauchte Material von Hand auf den Papierrapport. Der ausgefüllte Rapport wurde im Büro beziehungsweise der zuständigen Person abgegeben. Diese musste dann den Rapport kontrollieren und im System elektronisch erfassen. Mit der digitalen Erfassung entfallen all diese Schritte. Die Bauführer müssen nur noch die elektronischen Rapporte kontrollieren und freigeben.
Quelle: zvg
Werner Marty Junior ist Inhaber der Marty-Gruppe und gleichzeitig deren Geschäftsleiter Tiefbau.
Dieser Beitrag entstand in Zusammenarbeit mit Sorba EDV AG.
